各位學(xué)院兼職檔案員：
您好！
檔案館擬于12月11日-13日開(kāi)展2023級(jí)本科生入學(xué)登記表歸檔工作。辛苦各位老師督促本學(xué)院輔導(dǎo)員于規(guī)定時(shí)間完成相關(guān)工作。
歸檔要求如下：
1.因入學(xué)登記表包含學(xué)生照片，為保證后期利用，請(qǐng)各學(xué)院以彩色方式打印。
2.將入學(xué)登記表以班級(jí)為單位分開(kāi)放置。
3.每個(gè)班級(jí)入學(xué)登記表需按照學(xué)號(hào)順序排列，并附目錄，目錄內(nèi)學(xué)生順序應(yīng)與登記表排序一一對(duì)應(yīng)，目錄需包括序號(hào)、學(xué)院、專(zhuān)業(yè)、班級(jí)、學(xué)號(hào)、姓名、備注等基本信息列（詳見(jiàn)附件1），由輔導(dǎo)員簽字并加蓋學(xué)院公章。
4.每個(gè)班級(jí)入學(xué)登記表需附紙質(zhì)版卷內(nèi)備考表一張（詳見(jiàn)附件2），其中立卷人、檢查人及時(shí)間需要填寫(xiě)，立卷人為整理及歸檔人，檢查人為輔導(dǎo)員。
5.電子版目錄與存檔目錄一致，需在上交歸檔材料前OA發(fā)送給檔案館畢然老師。
6.入學(xué)登記表歸檔交接需要進(jìn)行核對(duì)，每個(gè)班級(jí)大約需10分鐘，請(qǐng)各學(xué)院合理安排時(shí)間。
各學(xué)院移交時(shí)間安排表
序號(hào) |
時(shí)間 |
學(xué)院 |
1 |
12月11日（星期一）上午 |
地球科學(xué)學(xué)院 石油工程學(xué)院 |
12月11日（星期一）下午 |
化學(xué)工程與環(huán)境學(xué)院 理學(xué)院 |
2 |
12月12日（星期二）上午 |
機(jī)械與儲(chǔ)運(yùn)工程學(xué)院 碳中和未來(lái)技術(shù)學(xué)院 |
12月12日（星期二）下午 |
地球物理學(xué)院 外國(guó)語(yǔ)學(xué)院 安全與海洋工程學(xué)院 |
3 |
12月13日（星期三）上午 |
新能源與材料學(xué)院 經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院 |
12月13日（星期三）下午 |
信息科學(xué)與工程學(xué)院/人工智能學(xué)院 馬克思主義學(xué)院 |
注：為避免人員聚集，并提高工作效率，請(qǐng)各學(xué)院按照表格安排時(shí)間完成移交，如有特殊情況可電話(huà)協(xié)商。聯(lián)系人：畢然，電話(huà)：010-89733290。
感謝各位老師對(duì)檔案歸檔工作的大力支持！
中國(guó)石油大學(xué)（北京）檔案館
2023年12月1日
