歸檔，就是各單位在活動(dòng)中不斷產(chǎn)生的文件，處理完畢以后，經(jīng)由文書(shū)部門(mén)或文件工作人員整理，定期移交給檔案室集中保存的過(guò)程。
各單位檔案員（或兼職檔案員）首先要明確自己的歸檔范圍。歸檔范圍的確定歸根結(jié)底可以用“以我為主”為原則。所謂以我為主，也就是要抓住文件材料所記述和反映的內(nèi)容與本單位的關(guān)系。凡是記述和反映本機(jī)關(guān)、本單位職能活動(dòng)和歷史面貌的文件材料，包括本機(jī)關(guān)、本單位形成的制定的正式文件、會(huì)議文件、內(nèi)部使用文件，包括本機(jī)關(guān)、本單位收到上級(jí)、下級(jí)與本身工作活動(dòng)有密切聯(lián)系的各種文件材料，都應(yīng)列入歸檔范圍，凡是與機(jī)關(guān)、本單位職能活動(dòng)無(wú)關(guān)的和無(wú)保存價(jià)值的文件材料不列入歸檔范圍。
不屬于歸檔范圍的文件包括：
- 上級(jí)機(jī)關(guān)普發(fā)的供參閱、不辦的文件；
- 上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)供工作參考的抄件；
- 上級(jí)機(jī)關(guān)征求意見(jiàn)未定稿的文件；
- 無(wú)查考價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文件；
- 重份文件；
- 未經(jīng)會(huì)議討論、未經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審閱、簽發(fā)的未生效的文件、一般性文件的歷次修改稿、打印文件的各次校對(duì)稿（學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)親筆修改稿和負(fù)責(zé)人簽字的最后定稿除外）；
- 從正式文件上摘錄的供工作參考的非證明材料；
- 無(wú)特殊保存價(jià)值的信封，一般性表態(tài),詢(xún)問(wèn)一般性問(wèn)題，提出一般性建設(shè)性意見(jiàn)的人民來(lái)信；
- 學(xué)校內(nèi)部互相抄送的文件材料，無(wú)須回復(fù)的行文、介紹信等；
- 為參考目的從各方面收集的文件材料；
- 本校負(fù)責(zé)人兼任外機(jī)關(guān)職務(wù)形成的與本校無(wú)關(guān)的文件材料；
- 非隸屬機(jī)關(guān)抄送的不需要辦理的文件材料；
- 未生效的合同、協(xié)議、單據(jù)。
不屬于歸檔范圍的文件，并非就可以任意銷(xiāo)毀，只是他們的價(jià)值相對(duì)較輕，不足以進(jìn)入學(xué)校檔案館保管，但很多仍然在一段時(shí)間內(nèi)對(duì)本單位工作有指導(dǎo)、借鑒意義，因此對(duì)不屬于歸檔范圍的文件也要區(qū)別對(duì)待，進(jìn)行合理合法的處置。
- 如有些通過(guò)本機(jī)關(guān)工作人員外地或國(guó)外參觀(guān)、考察搜集而來(lái)的，雖不記載和反映本機(jī)關(guān)的職能活動(dòng)，但對(duì)發(fā)展本地區(qū)、本系統(tǒng)文化、科學(xué)、技術(shù)和經(jīng)濟(jì)建設(shè)有參考價(jià)值的文件材料，包括復(fù)印件和重份，可作為資料由有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)自行管理；
- 如有些同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)的文件材料或抄送本機(jī)關(guān)而不需辦理的文件材料，若對(duì)本機(jī)關(guān)研究某項(xiàng)工作有一定的借鑒作用者，也可作為參考資料由有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)或綜合部門(mén)暫存?zhèn)溆茫?/span>
- 又如上級(jí)和本級(jí)制定的一些正在執(zhí)行或需長(zhǎng)期執(zhí)行的重要法律法規(guī)和方針政策性文件，除按規(guī)定歸檔的份數(shù)外，其不應(yīng)歸檔的重份文件也應(yīng)視情況由各部門(mén)作依據(jù)性資料保存一段時(shí)間，以便于工作中隨時(shí)、查考。
就是說(shuō)，有些不屬歸檔范圍而工作中不需要查考的文件材料，應(yīng)作為資料保存一段時(shí)間，以避免因需要參考卻已銷(xiāo)而不得不重新收集、復(fù)印，造成不必要的浪費(fèi)現(xiàn)象。因此，對(duì)不歸檔文件應(yīng)按兩種情況，分別處理。一是留在部門(mén)或個(gè)人手中作為資料保存，二是銷(xiāo)毀。不論是保存還是銷(xiāo)毀，都必須納入統(tǒng)一的管理制度，由檔案部門(mén)或檔案人員監(jiān)督實(shí)施。
學(xué)校綜合檔案室給每個(gè)立卷單位都制定了較詳細(xì)科學(xué)的歸檔范圍（詳見(jiàn)《中國(guó)石油大學(xué)（北京）紙質(zhì)黨政檔案立卷歸檔細(xì)則》和《中國(guó)石油大學(xué)（北京）紙質(zhì)教學(xué)檔案立卷歸檔細(xì)則》），并在實(shí)際工作中不斷根據(jù)兼職檔案員的反饋進(jìn)行修訂，兼職檔案員應(yīng)積極配合學(xué)校檔案室的工作，認(rèn)真按照歸檔范圍做好平時(shí)文件的分類(lèi)和積累。
立卷分類(lèi)有以下三種方法：
- （1）分年度：先將文件按其形成或針對(duì)的年度分開(kāi)，一般將文件歸入文件形成年度。
- （2）分問(wèn)題：將文件按其內(nèi)容所反映的問(wèn)題、事物分開(kāi)。
- （3）分期限：將文件按照規(guī)定的不同保管期限分開(kāi)。
- 以上三種方法使用的步驟是：
- 分年度—→分問(wèn)題—→分保管期限
- （1）將文件材料按其形成或針對(duì)的年度分開(kāi)，根據(jù)文件材料的不同特點(diǎn)，可采用自然年度、教學(xué)年度、會(huì)計(jì)年度分別歸入不同年度。
- （2）在分年度的基礎(chǔ)上，將文件材料按《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)法》中確定的十個(gè)類(lèi)別分開(kāi)。
- （3）將類(lèi)別理順的文件材料按其內(nèi)容所反映的問(wèn)題、事物分開(kāi)。
- （4）最后將文件材料按照規(guī)定的不同保管期限分開(kāi)。
在歸檔過(guò)程中，可能遇到一些跨年度的文件，這些文件應(yīng)該如何分類(lèi)呢？一般而言，我們遵循以下的規(guī)則：
- （1）跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，歸入批復(fù)年度；
- （2）跨年度規(guī)劃、計(jì)劃，一般歸入文件內(nèi)容針對(duì)的第一個(gè)年度；
- （3）跨年度的總結(jié)、報(bào)告，歸入文件內(nèi)容針對(duì)的最后一個(gè)年度；
- （4）跨年度的會(huì)議文件，一般可歸入會(huì)議開(kāi)幕的年度；
- （5）跨年度的非訴訟案件材料，應(yīng)歸入結(jié)案年度；
- （6）法規(guī)性文件歸入公布或批準(zhǔn)年度；
- （7）教學(xué)類(lèi)文件按學(xué)年歸檔，財(cái)會(huì)檔案文件按會(huì)計(jì)年度歸檔。
同一類(lèi)的文件重要性有大有小，這就需要兼職檔案員們對(duì)手中的文件進(jìn)行價(jià)值的判斷和劃分保管期限的工作。
檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期（30年）、短期（15年以下）三個(gè)級(jí)別
- （1）能夠反映學(xué)校教學(xué)、科研、管理活動(dòng)和歷史面貌，對(duì)學(xué)校、國(guó)家建設(shè)、歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的，列為永久；
- （2）反映學(xué)校一般工作活動(dòng)，在長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)對(duì)學(xué)校和社會(huì)有查考利用價(jià)值的，列為長(zhǎng)期；
- （3）凡在短時(shí)期內(nèi)對(duì)學(xué)校工作有查考價(jià)值的，列為短期。
- 具體內(nèi)容參見(jiàn)《中國(guó)石油大學(xué)（北京）紙質(zhì)黨政檔案立卷歸檔細(xì)則》和《中國(guó)石油大學(xué)（北京）紙質(zhì)教學(xué)檔案立卷歸檔細(xì)則》。
分類(lèi)完畢的文件積累到一定數(shù)量就可以組合成案卷了，組卷的時(shí)候要遵循以下一些立卷原則：
- （1）一般應(yīng)以問(wèn)題為主，兼顧其它特征，使之聯(lián)系緊密，分級(jí)適當(dāng)，類(lèi)型鮮明，年度不混，保管期限準(zhǔn)確。
- （2）同一內(nèi)容的文件材料組成一卷或數(shù)卷，每卷不超過(guò)100個(gè)自然頁(yè)，即100張A4幅面大小的紙張。
- （3）會(huì)議文件，按會(huì)議的屆次組合，根據(jù)文件的數(shù)量，可一會(huì)一卷、一會(huì)數(shù)卷。例行系列性會(huì)議，如每周一次的例會(huì)，可數(shù)會(huì)一卷。
- （4）非訴訟案件材料，按問(wèn)題，可以一案一卷或一案數(shù)卷。
- （5）重要的人民來(lái)信可按信件作者、信件的處理形式或信件所反映的問(wèn)題組合；文件數(shù)量較少時(shí)也可按時(shí)間進(jìn)行組合。
- （6）統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、名冊(cè)等文件，按照格式名稱(chēng)組合，根據(jù)文件的數(shù)量，可組成一卷或數(shù)卷。
- （7）學(xué)校管理和業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的業(yè)務(wù)文件、調(diào)研材料等，一般按單一問(wèn)題組合。
- （8）同一問(wèn)題的請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與原件應(yīng)組合在一起。
- （9）工作計(jì)劃、總結(jié)等文件，一般可按責(zé)任者或名稱(chēng)組合。
- （10）簡(jiǎn)報(bào)、內(nèi)部刊物可按名稱(chēng)一期一卷或數(shù)期一卷。
將文件分好卷后，同一卷內(nèi)的文件排列也要遵循一定的規(guī)則：
- 卷內(nèi)文件材料要求文字材料在前，圖樣在后。圖樣按目錄或圖號(hào)排列。
- 文字材料的檔案按問(wèn)題、時(shí)間或重要程度排列。密不可分的文件材料應(yīng)放在一起歸檔，其排列順序?yàn)椋?/span>
- 批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；
- 正件在前，附件在后；
- 正本在前，定稿在后；
- 定稿在前，歷次重要修改稿在后；
- 非訴訟案件結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后；
- 轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后；
- 其他文件材料按時(shí)間順序排列。
卷內(nèi)文件排列好之后，兼職檔案員可以開(kāi)始編制頁(yè)號(hào)。具體做法是：凡是頁(yè)面上有內(nèi)容的頁(yè)都要編號(hào)，空白的頁(yè)不用編號(hào)，頁(yè)號(hào)要求用*鉛筆*標(biāo)在頁(yè)面遠(yuǎn)離裝訂線(xiàn)的一側(cè)上角。編好頁(yè)號(hào)之后，可以通過(guò)南大之星檔案管理系統(tǒng)軟件進(jìn)行卷內(nèi)文件目錄的錄入。
錄入信息應(yīng)包括一級(jí)目錄、二級(jí)目錄、實(shí)體分類(lèi)號(hào)、案卷/件號(hào)、保管期限、密級(jí)、正題名、責(zé)任者、頁(yè)數(shù)、單位、時(shí)間、載體、文本、份數(shù)、輸入員等信息，有電子文檔的應(yīng)上傳電子文件。
卷內(nèi)文件目錄格式：
- 卷內(nèi)文件目錄由以下幾部分組成：
- （1）順序號(hào)：以卷內(nèi)文件排列先后順序填寫(xiě)，如1、2、3……。
- （2）文號(hào)：文件制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)，如中石大京辦〔2011〕1號(hào)。
- （3）責(zé)任者：形成該文件的單位或?qū)υ撐募?fù)有責(zé)任的署名者，如本科生成績(jī)單檔案，責(zé)任者為教務(wù)處。
- （4）題名：即文件標(biāo)題，一般應(yīng)照實(shí)抄錄。沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不能說(shuō)明文件內(nèi)容的文件，可自擬標(biāo)題，并盡可能詳細(xì)、全面反映文件內(nèi)容。
- 會(huì)議記錄應(yīng)概括出主要內(nèi)容。聲像材料應(yīng)按規(guī)定內(nèi)容標(biāo)出與紙質(zhì)載體、不同聲像載體之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系。
- （5）日期：文件的形成時(shí)間。填寫(xiě)時(shí)可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月、日數(shù)的右下角加“.”號(hào)，如2004.3.30。沒(méi)有責(zé)任者、年、月、日的文件材料，要考證清楚，及時(shí)補(bǔ)上。
- （6）頁(yè)數(shù)：卷內(nèi)有文字的頁(yè)面均應(yīng)編號(hào)，頁(yè)數(shù)為每卷（件）檔案所包含的頁(yè)數(shù)。
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序號(hào)
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文號(hào)
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責(zé)任者
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題名
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日期
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頁(yè)數(shù)
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1
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中石大京辦〔2011〕1號(hào)
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校長(zhǎng)辦公室
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關(guān)于×××××××××××××的通知
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20110223
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2
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2
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中石大京辦〔2011〕2號(hào)
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校長(zhǎng)辦公室
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關(guān)于×××××××××××××的通知
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20110420
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5
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3
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中石大京辦〔2011〕3號(hào)
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校長(zhǎng)辦公室
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關(guān)于×××××××××××××的通知
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20110503
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9
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4
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中石大京辦〔2011〕4號(hào)
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校長(zhǎng)辦公室
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關(guān)于×××××××××××××的通知
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20110603
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3
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5
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案卷除了最前面有卷內(nèi)文件目錄以用來(lái)指示本卷的內(nèi)容，在卷末還有一張卷內(nèi)備考表，用來(lái)簡(jiǎn)要說(shuō)明案卷處理過(guò)程。
卷內(nèi)備考表內(nèi)包括以下內(nèi)容：
- （1）本卷情況說(shuō)明：填寫(xiě)卷內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等情況。案卷立好后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題由有關(guān)檔案管理人員填寫(xiě)并簽名標(biāo)注時(shí)間。
- （2）立卷人：由組成本卷的責(zé)任者簽名。
- （3）時(shí)間。
- （2）檢查人：由組成本卷的單位負(fù)責(zé)人簽名。
- （3）時(shí)間。
由于我校使用南大之星檔案管理系統(tǒng)可以自動(dòng)生成卷內(nèi)文件目錄，因此兼職檔案員可以在文件編號(hào)完成以后，根據(jù)案卷實(shí)體登錄南大之星檔案管理軟件進(jìn)行案卷和文件信息的著錄（有關(guān)如何進(jìn)行著錄，另文在“軟件使用”欄目下說(shuō)明），由系統(tǒng)自動(dòng)制成卷內(nèi)文件目錄。
- 進(jìn)行立卷的全部文件要首先去除金屬裝訂物，然后再統(tǒng)一裝訂。
- 裝訂線(xiàn)距頁(yè)邊1.5厘米左右，以訂齊全部材料，同時(shí)不覆蓋正文內(nèi)容為原則。對(duì)在裝訂線(xiàn)以外有字跡的文件材料或破損的文件材料，以及與本卷文件材料不可分割的照片、小字條等，要進(jìn)行加邊、修補(bǔ)和裱糊；字跡模糊的應(yīng)復(fù)制與原件放在一起，不是中文的文件材料應(yīng)有翻譯件附后。
案卷整理好后，在案卷封皮上寫(xiě)案卷標(biāo)題。
- 案卷標(biāo)題應(yīng)該簡(jiǎn)明確切、體式一致。一般以“年度”＋“主要責(zé)任者”＋“內(nèi)容（事由）”＋“名稱(chēng)（文種）”為標(biāo)準(zhǔn)形式。部分案卷題名也可以是項(xiàng)目的名稱(chēng)代字、代號(hào)及其組件、部件、階段的代號(hào)及名稱(chēng)。一般寫(xiě)在卷面，不超過(guò)50字。
- 除會(huì)議文件外，一般不得使用××文件材料，如“學(xué)校辦公室文件材料”、“××學(xué)院文件材料”等含混的標(biāo)題；除一般函件外，不得使用××往來(lái)文書(shū)如“教育部往來(lái)信件”等標(biāo)題；除非訴訟案件材料外，不得用“×××案件”作為標(biāo)題。
標(biāo)題樣例：
- 2002-2003學(xué)年校長(zhǎng)辦公會(huì)記錄
- 2001年學(xué)校分房問(wèn)題群眾來(lái)信材料
- 研究生院2001級(jí)博士生個(gè)人培養(yǎng)計(jì)劃
- 國(guó)家教委、北京市招辦1995年關(guān)于研究生招生和錄取工作的通知
- 成教學(xué)院北京分院2001屆會(huì)計(jì)學(xué)本科畢業(yè)生學(xué)士學(xué)位名單、學(xué)位申請(qǐng)表
- 研究生院2003-2004學(xué)年第一學(xué)期研究生課程開(kāi)課目錄
- 科研處1996年北京市教育科學(xué)規(guī)劃研究課題申請(qǐng)書(shū)
最后成型的案卷應(yīng)該達(dá)到以下質(zhì)量要求：
- （1）案卷大小適宜
- 紙張大小以A4紙幅為標(biāo)準(zhǔn)。超過(guò)規(guī)格的圖紙、圖表等文件材料應(yīng)采用手風(fēng)琴方式進(jìn)行折疊。
- （2）案卷厚薄要適宜
- 卷內(nèi)文件的數(shù)量一般不應(yīng)超過(guò)200個(gè)自然頁(yè)，最多不應(yīng)超過(guò)400頁(yè)，即400張A4幅面大小的紙張。對(duì)同一問(wèn)題文件數(shù)量多的，宜酌情適當(dāng)分卷。問(wèn)題單一、文件數(shù)量少者可組薄卷，嚴(yán)禁跨類(lèi)組卷。
- （3）卷內(nèi)文件保管期限要統(tǒng)一
- （4）編制頁(yè)碼
- 裝訂的案卷各頁(yè)面只要有字跡的，均應(yīng)依次在非裝訂線(xiàn)一側(cè)下角編頁(yè)號(hào)；不裝訂的案卷，應(yīng)在每份文件材料右上方加蓋有單位名稱(chēng)、檔號(hào)、件號(hào)的戳記，并逐項(xiàng)填寫(xiě)。
- （5）認(rèn)真填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄、備考表
- 卷內(nèi)文件目錄、備考表、案卷標(biāo)題的書(shū)寫(xiě)均應(yīng)用碳素墨水、藍(lán)黑墨水或激光打印，禁止用鉛筆、圓珠筆和彩筆。
案卷整理完畢，兼職檔案員就可以和檔案館人員約定具體的歸檔交接時(shí)間進(jìn)行檔案的移交。
（1）歸檔時(shí)間
- ①學(xué)校黨群、行政、財(cái)會(huì)、后勤服務(wù)等能按年度歸檔的部門(mén)，應(yīng)在次年六月底前將上一年度形成的文件材料歸檔。
- ②教學(xué)部門(mén)和能按教學(xué)年度歸檔的部門(mén)應(yīng)在次年寒假前歸檔。
- ③各學(xué)院畢業(yè)生成績(jī)總表和畢業(yè)照片（分班級(jí)），應(yīng)在畢業(yè)生離校后一個(gè)月內(nèi)歸檔。
- ④專(zhuān)題性檔案，在項(xiàng)目完成通過(guò)鑒定驗(yàn)收后兩個(gè)月內(nèi)歸檔；全校性重大活動(dòng)，應(yīng)在完成后的一個(gè)月內(nèi)歸檔。
- ⑤突發(fā)性事件形成檔案，在事件結(jié)束后，即時(shí)歸檔。
（2）歸檔手續(xù)
- 立卷部門(mén)整理好案卷，學(xué)校檔案館派人檢查合格后，填寫(xiě)移交清冊(cè)，一式兩份，寫(xiě)明案卷標(biāo)題，卷內(nèi)文件頁(yè)數(shù)，案卷數(shù)量，移交時(shí)間，交接雙方要簽名。
