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辦事指南

1

申請(qǐng)批件

2

辦理護(hù)照/港澳通行證

3

申請(qǐng)簽證

4

行前準(zhǔn)備

5

歸國(guó)手續(xù)

注意！請(qǐng)同一學(xué)院行程相同的老師組團(tuán)申報(bào)，通過(guò)團(tuán)長(zhǎng)e服務(wù)賬號(hào)一次性提交整個(gè)團(tuán)組信息。

第一步：申請(qǐng)批件

（建議提前三個(gè)月進(jìn)行申請(qǐng)手續(xù)，以保證批件和簽證的順利下達(dá)。）

一、因公出國(guó)和赴港澳 （請(qǐng)從E服務(wù)進(jìn)行申請(qǐng)手續(xù)）

1. 出訪(fǎng)人員填寫(xiě)教職工教學(xué)科研類(lèi)因公出國(guó)（境）申請(qǐng)/教職工行政管理類(lèi)因公出國(guó)（境）申請(qǐng)

2. 在線(xiàn)填寫(xiě)日程表

   要求：（1）寫(xiě)明出發(fā)日期和抵京日期，由于時(shí)差原因，一般要求當(dāng)天出發(fā)當(dāng)天到達(dá)，抵京可加1天
             （2）日程分上、下午寫(xiě)，需詳細(xì)到參加某主題分會(huì)、與何人就某主題研討（洽談）等，不得安排無(wú)實(shí)質(zhì)性?xún)?nèi)容的參觀(guān)考察活動(dòng)

3. 上傳外文邀請(qǐng)信及邀請(qǐng)信中文翻譯件

 要求： 邀請(qǐng)函除必須寫(xiě)明任務(wù)時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容，還需有邀請(qǐng)方的地址、電話(huà)等聯(lián)系方式和邀請(qǐng)方代表簽字。

4. 上傳經(jīng)學(xué)院黨委簽字蓋章的中國(guó)石油大學(xué)（北京）因公臨時(shí)出國(guó)（赴港澳）人員備案表（可在e服務(wù)下載）

5. 上傳出訪(fǎng)必要性說(shuō)明

   注：參加國(guó)際會(huì)議需提交論文錄用通知，如無(wú)論文錄用，或非國(guó)際會(huì)議任務(wù)，請(qǐng)上傳出訪(fǎng)必要性說(shuō)明。

6. 上傳出國(guó)公示表 （可在e服務(wù)下載）

   注：由各院修改成各院相關(guān)負(fù)責(zé)人聯(lián)系方式并進(jìn)行公示。    

7.處級(jí)干部需上傳組織部請(qǐng)假條

   注：處級(jí)干部請(qǐng)假條需獲得組織部部長(zhǎng)、分管或聯(lián)系校領(lǐng)導(dǎo)和黨委書(shū)記批準(zhǔn)方為有效請(qǐng)假條  

*具體業(yè)務(wù)請(qǐng)聯(lián)系各學(xué)院國(guó)際化秘書(shū)咨詢(xún)辦理。


二、因公赴臺(tái)    
1.教工因公赴臺(tái)申請(qǐng)表（點(diǎn)擊下載）
注：國(guó)際合作與交流處網(wǎng)站下載，填寫(xiě)好內(nèi)容后交主管領(lǐng)導(dǎo)及科研設(shè)備處領(lǐng)導(dǎo)簽字。
2.邀請(qǐng)信。每個(gè)赴臺(tái)團(tuán)組使用一份邀請(qǐng)函，邀請(qǐng)函應(yīng)注明被邀請(qǐng)單位名稱(chēng)、所有被邀請(qǐng)人姓名、職務(wù)、擬赴臺(tái)具體日期、擬在臺(tái)停留時(shí)間、赴臺(tái)目的、費(fèi)用承擔(dān)方等內(nèi)容。邀請(qǐng)函應(yīng)加蓋邀請(qǐng)單位公章、并由邀請(qǐng)人簽字或蓋章。（注：邀請(qǐng)單位名稱(chēng)必須與所蓋公章一致。）
3.在進(jìn)港部門(mén)備案的日程表（帶簽章），請(qǐng)向邀請(qǐng)方索取。
4.赴臺(tái)人員審查備案表（點(diǎn)擊下載）（學(xué)院簽字蓋章后交我處）
5.邀請(qǐng)方單位簡(jiǎn)介，無(wú)需加蓋公章（臺(tái)頭即為邀請(qǐng)單位簡(jiǎn)介，放在中間位置）。
6.如為國(guó)際會(huì)議，則應(yīng)提供承諾函，承諾會(huì)議不涉及任何政治議題，同時(shí)提供所有被邀請(qǐng)人名單表，請(qǐng)向邀請(qǐng)方索取。
備注：
邀請(qǐng)函、在臺(tái)活動(dòng)行程、臺(tái)方簡(jiǎn)介等不能出現(xiàn)“中華民國(guó)”、“R.O.C”、“民國(guó)紀(jì)年”等違背一個(gè)中國(guó)原則的內(nèi)容，一般情況下為繁體字體。
溫馨提示：
北京市政府臺(tái)灣事務(wù)辦公室地址：德勝門(mén)東大街8號(hào)東聯(lián)大廈3層，電話(huà)：84080409

北京市出入境管理處地址：東城區(qū)安定門(mén)東大街2號(hào)，電話(huà)：84020101    

三、教師參加線(xiàn)上國(guó)際會(huì)議

e服務(wù)流程已上線(xiàn)，詳情請(qǐng)參見(jiàn)國(guó)際處網(wǎng)站-通知公告—“關(guān)于規(guī)范管理線(xiàn)上外事活動(dòng)的通知”。


第二步：辦理護(hù)照/港澳通行證


注意：辦理因公護(hù)照/港澳通行證必須先申報(bào)任務(wù)，獲得任務(wù)批件方可辦理因公護(hù)照/港澳通行證！

需辦理因公護(hù)照/港澳通行證的申請(qǐng)人請(qǐng)到外交部授權(quán)照相館拍攝因公護(hù)照/港澳通行證照片，學(xué)校附近可到富冠影像、小鹿照相館、花兒攝影等昌平城區(qū)內(nèi)的照相館拍攝（聲明：僅為申請(qǐng)人提供便利信息，學(xué)校與上述照相館無(wú)任何合作關(guān)系，無(wú)權(quán)指導(dǎo)照相館定價(jià)），其他照相館可自行查詢(xún)，網(wǎng)址：http://www.mrtdephoto.net/pages/photoStudio，拍攝完成后可向商家索要發(fā)票以備回國(guó)后報(bào)銷(xiāo)使用。申請(qǐng)人需持照相館提供的照片回執(zhí)和身份證原件到國(guó)際處（主樓A1110）采集生物信息。照片、生物信息、任務(wù)批件均為辦理因公護(hù)照/港澳通行證的必要材料。截至回國(guó)/境當(dāng)天護(hù)照/澳港通行證有效期大于6個(gè)月的，無(wú)需新辦因公護(hù)照/港澳通行證。無(wú)需新辦因公護(hù)照/港澳通行證的申請(qǐng)人可忽略此步驟。

第三步：申請(qǐng)簽證

一、辦理簽證
1. 自行準(zhǔn)備簽證材料。各國(guó)要求不同，詳情請(qǐng)隨時(shí)關(guān)注E服務(wù)流程，及時(shí)向國(guó)際處申請(qǐng)簽證材料清單，并將準(zhǔn)備好的紙質(zhì)版簽證材料交至國(guó)際處（主樓A1110）。

2. 簽證費(fèi)、代辦費(fèi)等

  注：相關(guān)費(fèi)用和支付方式回國(guó)后通過(guò)E服務(wù)辦理。申請(qǐng)人直接與教育部留學(xué)服務(wù)中心結(jié)算，國(guó)際處不收取任何費(fèi)用。

二、辦理港澳簽注

1.首次申請(qǐng)港澳通行證的，證件上默認(rèn)有一次簽注。如在證件有效期內(nèi)需再次赴港澳，單獨(dú)申請(qǐng)一次簽注。

2. 相關(guān)費(fèi)用和支付方式抵境后通過(guò)E服務(wù)辦理。申請(qǐng)人直接與教育部留學(xué)服務(wù)中心結(jié)算，國(guó)際處不收取任何費(fèi)用。


三、辦理臺(tái)灣通行證（自行辦理）
1. 赴臺(tái)人員持批件原件
2. 入臺(tái)證原件及復(fù)印件
3. 戶(hù)口本原件及復(fù)印件
4. 身份證原件及復(fù)印件
5. 《北京市居民往來(lái)臺(tái)灣申請(qǐng)表》 (在公安局出入境管理處領(lǐng)取并填寫(xiě)，只需填第一頁(yè)（正面）并貼照片即可)
6. 白底小二寸護(hù)照照片3張
持以上材料到北京市公安局出入境管理處辦理通行證、簽注手續(xù)。
注：
已有赴臺(tái)通行證的，申請(qǐng)時(shí)必須持原證件前往辦理。第一次辦理赴臺(tái)通行證者，本人必須前去辦理。已有有效赴臺(tái)通行證者此次只需辦理簽注，可以出具委托書(shū)委托他人代辦。一個(gè)批件名單上列出的所有人員務(wù)必一起前往辦理。

第四步：行前準(zhǔn)備

1.為避免因批件、簽證周期長(zhǎng)導(dǎo)致臨行前購(gòu)買(mǎi)機(jī)票價(jià)格過(guò)高，您在下達(dá)批件后經(jīng)與國(guó)際處專(zhuān)辦員溝通即可預(yù)訂機(jī)票，如因簽證未及時(shí)下達(dá)產(chǎn)生的退票費(fèi)用由申請(qǐng)人的相關(guān)經(jīng)費(fèi)承擔(dān)。
要求：（1）出發(fā)和抵京日期必須符合學(xué)校批復(fù)的時(shí)間，若因不可抗因素必須有所調(diào)整，需在出發(fā)前報(bào)備
     （2）建議出發(fā)機(jī)票不要訂購(gòu)凌晨機(jī)票，避免因出關(guān)過(guò)早（在批復(fù)時(shí)間的前一天即出關(guān)）造成提前出國(guó)
     （3）購(gòu)買(mǎi)機(jī)票相關(guān)規(guī)定請(qǐng)參照中國(guó)民用航空局關(guān)于加強(qiáng)公務(wù)機(jī)票購(gòu)買(mǎi)管理有關(guān)事項(xiàng)的通知（點(diǎn)擊下載）
2.您在出發(fā)前1周內(nèi)到國(guó)際處領(lǐng)取因公護(hù)照/港澳通行證/臺(tái)灣通行證

第五步：歸國(guó)手續(xù)

1. 您需先把護(hù)照首頁(yè)、簽證頁(yè)、出入境章頁(yè)復(fù)印留存，以備報(bào)銷(xiāo)，回國(guó)1周內(nèi)把護(hù)照歸還至國(guó)際處，一個(gè)月內(nèi)在e服務(wù)提交出訪(fǎng)總結(jié)。
   要求：出訪(fǎng)總結(jié)內(nèi)容需與上報(bào)日程一致
2. 提交出訪(fǎng)總結(jié)后及時(shí)在E服務(wù)申請(qǐng)與教育部留服中心的財(cái)務(wù)結(jié)賬（包括護(hù)照/港澳通行證、簽證/簽注、出境證明、照會(huì)等費(fèi)用），獲取發(fā)票后與本次因公任務(wù)產(chǎn)生的交通、住宿等費(fèi)用一并到財(cái)務(wù)處報(bào)銷(xiāo)。